Oleh : DR. Uhar Suharsaputra, M.Pd.
1. P e n d a h u l u a n
Perkembangan dewasa ini menunjukan pada makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas SDM merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peran Ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti Pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut
Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah manajemen pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun dapat dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.
Pentingnya Learning Organization telah lama menjadi konsern para akhli organisasi, terutama semenjak terbitnya buku karya Peter Senge “The Fifth Discipline” pada tahun 1990, disamping itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis juga telah mencoba mengembangkan konsep tersebut dalam upaya menjadikan organisasi mereka kompetitif, dan dalam konteks itulah manajemen pengetahuan menjadi amat penting, karena dengan pengelolaan yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif yang tangguh yang diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini akan dikemukakan makna manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan utama buku yang ditulis oleh Christina Evans berjudul Managing for Knowledge, HR’s Strategic Role.
2. Mengelola Pengetahuan
Kehidupan di jaman informasi dimana pengetahuan dipandang sebagai aset bisnis strategis memerlukan upaya pengelolaan pengetahuan agar dapat mendorong bagi perkembangan bisnis. Aset pengetahuan mencakup :
· Aset struktural
· Merek
· Hubungan dengan pelanggan
· Hak paten
· Produk
· Proses operasi
· Aset manusia yang mencakup :
o Pengalaman pegawai
o Keterampilan pegawai
o Hubungan personal
Pengetahuan telah menjadi aset bisnis utama didorong oleh perubahan-perubahan dalam bidang teknologi dan dalam bisnis global. Perubahan ini telah menjadikan orientasi manajemen SDM yang menitik beratkan pada tangible asset bergeser pada perhatian yang lebih menitik beratkan pada intangible asset. Hal ini juga berarti bahwa comparative advantage yang berbasis Sumberdaya Alam dalam bisnis bergeser pada competitive advantage yang berbasis kualitas SDM, dan dalam konteks inilah pengetahuan menjadi aset yang sangat penting dalam pengelolaan/manajemen SDM.
Pengetahuan, menurut Davenport merupakan perpaduan yang cair dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan kepakaran yang memberikan kerangka berfikir untuk menilai dan memadukan pengalaman dan informasi baru. Ini berarti bahwa pengetahuan berbeda dari informasi, informasi jadi pengetahuan bila terjadi proses-proses seperti pembandingan, konsekwensi, penghubungan, dan perbincangan. Pengetahuan dapat dibagi ke dalam empat jenis yaitu a). pengetahuan tentang sesuatu; b) pengetahuan tentang mengerjakan sesuatu,; c). pengetahuan menjadi diri sendiri; dan d). pengetahuan tentang cara bekerja dengan orang lain. Sedang tingkatan pengetahuan dapat dibagi tiga yaitu : 1) mengetahui bagaimana melaksanakan; 2). Mengetahuai bagaimana memperbaiki; dan 3). Mengetahui bagaimana mengintegrasikan.
Dengan pemahaman pengetahuan seperti itu, maka manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai berikut : “proses menterjemahkan pelajaran yang dipelajari, yang ada dalam diri/pikiran seseorang menjadi informasi yang dapat digunakan setiap orang”. Dalam konteks ini profesional SDM memandang manajemen pengetahuan sebagai menjamin penngetahuan yang diperoleh dikembangkan bersama dengan orang lain dalam organisasi. Dengan demikian, pengetahuan yang dimiliki organisasi secara penuh tersedia melalui penyediaan lingkungan yang tepat, budaya, struktur dan proses guna memotivasi dan mendorong sharing pengetahuan pada setiap tingkat dalam organisasi. Jadi thema utama dari manajemden pengetahuan adalah sebagai berikut :
o Pembelajaran
o Pengembangan/sharing
o Penempatan orang di tempat yang tepat dan waktu yang tepat
o Pembuatan keputusan yang efektif
o Kreativitas
o Membuat pekerjaan jadi lebih mudah
o Mendorong tumbuhnya bisnis baru dan nilai bisnis
Adapun tahapan perkembangan manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah sebagai berikut :
o Knowledge-chaotic (tak sadar konsep, tak ada proses informasi, dan tak ada sharing informasi)
o Knowledge-aware (sadar akan kebutuhan manajemen pengetahuan, adabeberapa proses manajemen pengetahuan, ada teknologi, ada isu tentang sharing informasi)
o Knowledge-enabled (memanfaatkan manajemen pengetahuan, mengadopsi standar, isu-isu berkaitan dengan budaya dan teknologi)
o Knowledge-managed (kerangka kerja yang terintegrasi, merealisasikan manfaat, isu-isu pada tahap sebelumnya teratasi)
o Knowledge-centric (manajemen pengetahuan merupakan bagian dari misi, nilai pengetahuan diakui dalam kapitalisasi pasar, manajemen pengetahuan terintegrasi dalam budaya)
Bagi organisasi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasinya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka.
q Perubahan Peran SDM dari Operasional ke Strategik
Uuntuk menjadikan manajemen pengetahuan menjadi bagian dari organisasi, diperlukan pergeseran peran dari manajemen dengan orientasi SDM yang operasional/tradisional menjadi orientasi SDM yang strategis. Adapun perbedaan antara yang tradisional (manajemen personalia) dengan Manajemen SDM adalah sebagai berikut :
Karakteristik perang manajemen personel/tradisional
o Reaktif
o Advokasi pegawai
o Unit kerja/task force
o Fokus pada isu operasional
o Isu kualitatif
o Stabilitas
o Solusi taktis
o Integritas fungsi
o Orang sebagai beban/biaya
Karakteristik perang manajemen Sumberdaya Manusia (SDM)
o Proaktif
o Parner bisnis
o Fokus pada tugas dan pemberdayaan
o Fokus pada isu strategis
o Isu kuantitatif
o Perubahan konstan
o Solusi startegis
o Multi fungsi
o Orang sebagai aset
Dalam mengimplementasi Manajemen pengetahuan, diperlukan SDM yang tidak hanya kompeten, tapi juga dapat menunjukan/mendemonstrasikan sikap sebagai berikut (Ulrich, 2000) :
o Mentransformasikan pengetahuan ke dalam tindakan
o Membuat pilihan berdasar informasi tentang bagaimana berinvestasi dalam praktek SDM untuk menjamin hasil bisnis
o Berhubungan dengan rekan profesi SDM dan manajer garis dengan penuh keyakinan bahwa dia punya sesuatu yang bernilai untuk ditawarkan
o Menunjukan keyakinan, kepastian, pengambilan resiko, dan berorientasi tindakan
q Membangun Budaya yang berpusat pada pengetahuan
Organisasi perlu terus mengembangkan manajemen pengetahuan sampai dapat mencapai tahapan terakhir yaitu knowledge-centric organization. Dalam kondisi ini organisasi mampu menciptakan pengetahuan (knowledge-creating organization) yang mempunyai prinsip-prinsip (Charles Leadbeater) sebagai berikur :
o Cellular – punya struktur organisasi yang adaptif tidak kaku
o Self-managing – individu dan tim mengelola diri untuk membukan inovasi dan kreativitas.
o Entrepreneurial – kewirausahaan yang mendorong pada kemampuan individu dalam memanfaatkan peluang bagi pertumbuhan dan perubahan
o Equitable membership and reward – mengembangkan sistem reward yang adil yang dapat menumbuhkan rasa keanggotaan
o Deep knowledge reservoirs – punya kapabilitas dengan fokus pada keakhlian spesialist ketimbang generalist
o The holostic company – memanfaatkan aset pengetahuan yang berada di luar struktur organisasinya
o Collaborative leadership – berorientasi pada kerjasama untuk mengarahkan, menginformasikan nilai dan mendorong memberdayakan yang lain dalam mengelola bisnis
Uraian di atas pada dasarnya menggambarkan tentang komponen-komponen kunci dari budaya yang berpusat pada pengetahuan, dimana di dalamnya mesti ada nilai-nilai yang jelas, prilaku pengetahuan, tempat kerja yang menumbuhkan energi, mendorong kreativitas untuk terus berkembang, serta mendukung kerjasama dan mengakui dan menghargai perbedaan. Dan semua ini bisa nyambung dalam kepemimpinan fasilitatif (fasilitative leadership) yang mampu mendorong, memampukan, dan mendukung penciptaan dan sharing pengetahuan dalam organisasi.
Sampai dengan tahun 1980-an, organisasi dikelola dengan menggunakan prinsip manajemen ilmiah dari Taylor, dimana struktur organisasi bersifat kaku dan sangat mempertahankan jalur komando, manajer bekerja untuk mengontrol bawahan agar bekerja dengan benar dan tepat waktu sesuai yang direncanakan, pimpinan puncak sangat berkuasa dan pemisahan antara atasan dan bawahan sangat tegas. Kondisi ini jelas tidak dapat dipertahankan dalam organisasi dewasa ini yang menuntut fleksibilitas dan kemampuan merespon perubahan dengan cepat. Untuk itu diperlukan perubahan dalam mengelola organisasi agar manajemen pengetahuan dapat berjalan dengan efektif.
Dalam organisasi yang berbasis pengetahuan, fleksibilitas merupakan hal yang penting, untuk dapat merespon dengan cepat perubahan yang terus menerus terjadi, oleh karena itu organisasi perlu memberi otonomi agar dapat mendorong lahirnya inovasi. Organisasi yang demikian menurut Bhrami (1996) memerlukan karakteristik sebagai berikut :
o Multiple centers (banyak pusat)
o Diverse structure (struktur yang beragam)
o Multiple alliance (aliansi jamak)
o Cosmopolitant mindsets (pola fikir kosmopolitan)
o Emphasis on flexibility (menekankan fleksibilitas)
Pada saat pengetahuan menjadi asit binis utama, maka diperlukan adanya pegawai yang khusus menangani masalah ini, Chief Knowledge Officers (CKO) yang bertugas mengembangkan hubungan dengan infrastruktur, proses, dan budaya dari managemen pengetahuan dalam organisasi, dengan rincian tanggungjawab sebagai berikut :
o Mengidentifikasi dan memprioritaskan perubahan yang perlu dibuat untuk mendorong/meningkatkan informasi dan pengetahuan organisasi
o Melaksanakan proses, infrastruktur dan prosedur organisasi guna memampukan terbangunnya dan digunakannya secara efektif basis pengetahuan perusahaan.
o Mendorong/memberdayakan seluruh staf berpartisipasi dalam membangun, menggunakan dan melindungi basis pengetahuan organisasi
o Mengidentifikasi dan mengintegrasikan pelayanan lain yang mendukung bagi sistem managemen pengetahuan organisasi.
Karena dalam manajemen pengetahuan sangat diperlukan kecepatan dalammengakses informasi, maka diperlukan juga pegawai yang khusus menangani masalah informasi ini
Dalam organisasi yang berpusat pada pengetahuan, setiap individu dalam organisasi perlu terus belajar dan sharing pengetahuan tersebut dengan individu lain dalam organisasi, karena semua lapisan dalam organisasi mempunyai peran penting dalam mengembangkan basis pengetahuan organisasi. Hal itu perlu disadari mengingat banyak pemimpin bisnis yang percaya bahwa dalam era persaingan ekonomi global, mereka perlu punya kemampuan mengkapitalisasi atas dasar skala ekonomi, sumberdaya dan bakat yang tersedia dalam perusahaan sekaligus mengembangkan organisasi yangbersifat fleksibel dan otonom. Satu hal yang penting dalam upaya tersebut adalah menjamin bahwa setiap orang dalam organisasi memainkan perannya dalam mengembangkan, sharing, dan menggunakan pengetahuan.
q Peran SDM dalam membangun budaya yang berpusat pada pengetahuan
Sumberdaya manusia memegang peranan penting dalam membangun budaya yeng berpusat pada pengetahuan (knowledge-centric culture), dalam hubungan ini yang pelu diperankan oleh SDM untuk menambah nilai adalah sebagai berikut (Linda Holbeche) :
o Fokus pada pembentukan struktur yang tepat
o Mengembangkan kepemimpinan fasilitatif
o Membangun infrastruktut teknologi informasi
o Membina hubungan dengan pemasok.
Bidang lain yang dapat memberi pengaruh besar adalah memampukan budaya pengetahuan, serta dapat menjadi katalis perubahan budaya, disamping itu SDM hendaknya membenatu membangun infrastruktur yang dapat diterapkan dan memerlukan ketrampilan, ini dapat dilakukan dalam konteks perlu adanya struktur dan desain organisasi, karir dan struktur karir, manajemen kinerja, mengembangkan fokus belajar bagi organisasi, dan perencanaan suksesi.
Dengan demikian SDM mempunyai peran penting dalam mendorong perkembangan organisasi menuju organisasi yang berpusat pada pengetahuan, melalui pembentukan budaya organisasi yang mendukung pembangunan dan sharing pengetahuan. Secara spesifik SDM dapat menambah nilai dengan mengambangkan program kesadaran akan pengetahuan, baik sebagai aktivitas terpisah atau dengan mengintegrasikannya dengan program pengembangan organisasi yang ada, dalam hubungan ini perlu dikomunikasikan tentang bagaimana organisasi membangun kapabilitas manajemen pengetahuannya, menjamin kepemimpinan yang tepat dan menerima dukungan pengembangan, dan juga hal-hal yang berkaitan dengan dukungan untuk membangun budaya yang mendorong pembelajaran terus menerus.
q Meninjau kembali belajar dalam Ekonomi pengetahuan
Dalam era ekonomi global dewasa ini tak ada satupun kepastian, karena kepastian itu adalah perubahan, tanpa kemampuan untuk belajar terus menerus, maka SDM akan selalu ketinggalan, dalam kondisi yang demikian, program pelatihan pegawai menurut Reg Revans (1998) tidak dapat mengembangkan pegawai dalam lingkungan yang berubah sangat cepat, oleh karena itu diperlukan juga program pengembangan bukan hanya pelatihan, pengembangan berbeda dengan pelatihan, pengembangan mencakup :
o Motivasi diri dan pemikiran orang tentang dirinya
o Pendekatannya lebih holistik, dengan memperhatikan seluruh/segala situasi
o Melihat kebutuhan jangka panjang
o Tak ada jawaban benar ataupun salah.
Sementara pelatihan mencakup :
o Lebih spesifik dan berhubungan dengan kebutuhan belajar sekarang
o Menghasilkan perluasan akan kemampuan yang ada
o Dilakukan untuk anda dan kepada anda (kurang terarah pada yang dilatih)
Oleh karena itu dalam pengembangan SDM diperlukan pendekatan yang integral yang berfokus pada praktek serta mencari pengungkit untuk mendukung belajar. Dalam hal ini diperlukan pembelajaran dalam praktek kehidupan sehari-hari, dan untuk mendorong pembelajaran tersebut ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan yaitu :
o Pertemuan tim
o Pertemuan dan perbincangan informal
o Kerja tim lintas sektoral
o Melalui siklus manajemen proyek
o Komunitas pelaksana
o Mengikuti kegiatan di ruang fisik yang didalamnya terjadi belajar
o memfasilitasi belajar melalui pemikiran informal dan ruang pembelajaran
o membangun lingkungan belajar untuk memfasilitasi eksperimen dan bermain
o membangun budaya mentoring
Untuk mendapat kesuksesan dalam bisnis perusahaan menyadari akan perlunya organisasi yang responsif dan fleksibel namun tetap dapat berkelanjutan, dan hal ini jelas memerlukan perubahan budaya. Dalam hal ini ada lima hal penting yang strategis untuk perubahan yaitu :
o modal pemikiran – kemampuan menerapkan ide secara bebas dalam perusahaan
o mindset – kemampuan menangani hal rumit, dan dapat bertindak dalam ketidakpastian
o diversity – pendekatan dilakukan dengan bervariasi dengan perspektif yang bervariasi pula
o budaya mentoring – kualitas kemembantuan dalam hubungan antar orang dalam perusahaan
o akuntabilitas bersama – punya penekanan yang tepat pada pengawasan seraya memberi kebebasan orang bereksperimen dalam mengembangkan dengan berkonsultasi pada fihak lain
dalam hal belajar, perusahaan, organisasi perlu juga belajar dari fihak/organisasi/perusahaan lain misalnya melalui benchmarking, atau belajar langsung dari spesialis organisasi lain.
Semua itu pada dasarnya merupakan upaya untuk menjadikan organisasi dapat belajar untuk kepentingan pengembangan organisasi usahanya, memang upaya pencarian dalam menciptakan ruang belajar baru makin meningkat, demikian juga upaya memaksimumkan kesempatan belajar dalam praktek kehidupan sehari-hari. Semua itu merupakan langkah penting dalam mengembangkan manajemen pengetahuan dalam manajemen SDM, dan hal tersebut akan membantu membangun dan mengembangkannya melalui kesiapan untuk terjadinya perubahan budaya, yakni budaya yang berpusat pada pengetahuan.
q Memahami motivasi belajar diantara pekerja pengetahuan
Penjelasan sebelumnya lebih menekankan pada aspek organisasi dari belajar, belajar juga mempunyai dimensi personal yang berkaitan dengan motivasi. Terdapat dua pendorong belajar bagi profesional independen yaitu :
o Kebutuhan belajar yang diidentifikasi sendiri – belajar yang didasarkan pada kebutuhan sendiri seperti untuk karir pribadinya
o Kebutuhan belajar yang diidentifikasi oleh orang lain – belajar untuk memenuhi kualifikasi formal berkaitan dengan pekerjaan tertentu
Dalam melakukan pembelajaran profesional SDM mengelola belajarnya melalui beberapa pendekatan yang umumnya bersifat informal yaitu :
o Belajar dengan dan dari profesional lain melalui pekerjaan spesifik tertentu.
o Belajar melalui observasi dari pekerjaan profesional lain
o Belajar dengan dan dari profesional lain melalui jejaring kerja
o Belajar melalui kegiatan menghasilkan pengetahuan eksplisit
o Belajar melalui proyek atau kegiatan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan
o Belajar melalui refleksi kritis
Dimensi motivasi dalam belajar memegang peran penting karena hal itu dapat menjadi pendorong untuk belajar, sementara caranya belajar akan ditentukan oleh pilihan yang dirasa paling tepat sesuai dengan keinginan SDM itu sendiri.
q Bekerja dan belajar dalam komunitas praktek
Dalam era perubahan yang cepat dewasa ini, belajar harus lebih cepat dari perubahan yang terjadi termasuk dari belajarnya pesaing, untuk itu diperlukan suatu komunitas praktek yang memberikan kemungkinan belajar terjadi tanpa henti dan dengan kecepatan yang memadai. Komunitas praktek umumnya berada dalam tempat kerja, dimana mereka mengembangkan dan membentuk sendiri praktek-praktek. Menurut Wenger dalam bukunya Communities of Practice, menyatakan bahwa komunitas praktek merupakan individu-individu yang berada dalam lingkungan yang sama, punya asumsi atas pekerjaan yang sama, dan mereka mengembangkan praktek bersama dalam cara bekerja dan mengerjakan sesuatu. Keterlibatan dalam komunitas praktek berarti bertindak dan berpengetahuan atau tahu dan bertindak
Komunitas praktek menurut Wenger mempunyai tiga karakteristik yaitu : keterlibatan timbal bail, kegiatan bersama, dan punya repertoir/kebiasaan yang didukung secara bersama. Dalam memperkenalkan, memfasilitasi dan mendukung komunitas praktek, ada beberapa pertimbangan penting yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :
o Menilai dan mempersiapkan kondisi
o Mengidentifikasi jenis dan jumlah komunitas yang sudah ada.
o Jenis kegiatan membangun pengetahuan apa yang telah dilakukan
o Bagaimana komunitas berjalan, seberapa baik jalannya, dan bagaimana SDM dapat membantu
o Sadari masalah polotik berkaitan dengan komunitas
o Capai komitmen untuk anggota tim untuk ikut dalam aktivitas komunitas
o Yakinkan ada sponsor senior dalam komunitas
o Usulkan berbagai inovasi bagi komunitas praktek
o Fasilitator, pemimpin dan pendukung komunitas
o Koordinasi/administrator
o Anggota komunitas
o Asosiasi komunitas
o Fasilitator untuk membantu komunitas untuk tetap fokus dalam belajar
o Menyediakan anggaran yang diperlukan
Semua itu akan membantu dalam membangun komunitas pembelajar dalam rangka manajemen pengetahuan, sehingga dapat berkembang terus dalam konteks lingkungan ekonomi global yang berubah cepat, jika tidak terjadi pembelajaran yang kontinue, maka organisasi akan selalu ketinggalan dan akan gagal dalam mengikuti arus persaingan yang ketat dalam bisnis global.
q Membangun Kredibilitas dan Kapabilitas
Salah satu hal yang penting dalam membangun dan mengembangkan manajemen pengetahuan adalah perlunya menjamin bahwa mengelola pengetahuan menjadi bagian integral dari kehidupan organisasi sehari-hari. Beberapa Manajer SDM yang diwawancari tentang SDM menyatakan perlunya mewujudkan beberapa hal mendasar yaitu :
o Mulailah dengan rekrutmen gaya lama yang baik. Fokuskan pada pengetahuan yang dia miliki
o Yakinkan bahwa mereka berada sama/terbuka dengan orang lain yang berada dalam organisasi
o Fokus pada pembentukan ketrampilan yang diperlukan orang untuk dikerjakan dengan baik
o Yakinkan bahwa orang punya akses pada informasi dasar yang diperlukan untuk pekerjaannya
o Ciptakan kesempatan secara fisik untuk bekerja dekat dengan bagian berbeda dalam organisasi, sehingga mereka dapat berinteraksi dan belajar lebih banyak tentang pekerjaan organisasi secara keseluruhan.
o Komunikasikan apa yang dilakukan SDM dalam membantu organisasi mengembangkan basis pengetahuannya
o Yakinkan bahwa SDM sudah diketahui
o Bekerjalah dalam kemitraan dengan kolega bisnis anda, seperti dengan bagian teknologi informasi, pembiayaan, dan pemasaran.
Dalam upaya mengaitkan (link) antara manajemen pengetahuan dengan praktek SDM, dapat dilakukan melalui hal-hal sebagai berikut yaitu :
o Kerangka kompetensi
o Rekrutmen dan seleksi
o Induksi
o Manajemen kinerja
o Imbalan dan pengakuan
o Manajemen sumberdaya
o Lingkungan belajar
o Pelatihan dan pengembangan
o Manajemen karir
o Retensi
upaya mengaitkan tersebut, memerlukan jaminan bahwa semuanya dipandang sama penting, dan jangan sampai terjadi perubahan praktek dalam satu bidang berdampak negatif bagi bidang SDM lainnya.
q Knowledge mapping
Dengan menggunakan istilah tacit dan eksplisit, Nonaka dan Takeuchi (1995), mengidentifikasi empat transisi pengetahuan yaitu :
o Tacit ke tacit melalui sosialisasi dalam bentuk percakapan, observasi dan sejenisnya
o Tacit ke eksplisit melalui kodifikasi atau eksternalisasi pengetahuan yang dimiliki secara pribadi
o Eksplisit ke eksplisit melalui kombinasi bentuk pengetahuan yang dikodifikasikan
o Eksplisit ke tacit melalui internalisasi dokumen oleh agen manusia
Penjelasan di atas menggambarkan bahwa tindakan mengetahui manusia merupakan masalah yang kompleks, dan untuk memahami hal ini ada tiga aturan atau penafsiran tentang praktek manajemen pengetahuan yaitu :
o Pengetahuan hanya dapat diperoleh secara sukarela
o Kita selalu mengetahui lebih dari yang kita katakan dan kita akan selalu mengatakan lebih daripada yang dapat kita tuliskan
o Kita hanya mengetahui apa yang kita tahu ketika kita memerlukan untuk mengetahuinya.
Memang diakui bahwa bahasa pengetahuan amat penting baik untuk penemuan maupun penggunaan, disamping konteks dimana kita mengetahui sesuatu. Dalam hal ini bahasa pertanyaan punya peran dalam menyediakan konteks tambahan dan mendorong cara berfikir yang masuk akal atas masalah yang ditanyakan. Pertanyaan ASHEN dimaksudkan untuk mencapai hal tersebut, namun perlu ditegaskan bahwa ASHEN berkaitan dengan cara melihat sesuatu dari perspektif yang berbeda untuk menjelaskan respon, dan bukan model pengkategorian dimana pengetahuan merupakan artefak atau heuristik, tapi sebagai alat untuk menjelaskan respons. ASHEN itu sendiri berarti sebagai berikut :
o Artefact, Art – hasil seni dan pekerjaan manusia
o Skill – keahlian, kemampuan praktis, fasilitas dalam mengerjakan sesuatu
o Heuristic – upaya menemukan
o Experience – Observasi aktual atau pengenalan praktis dengan fakta atau kejadian, pengetahuan yang dihasilkan dari hal tersebut
o Natural Talent – yang ada dalam alam, bukan tiruan, apa adanya. Talent – bakat khusus, kemampuan mental.
Istilah ASHEN tersebut dapat digunakan untuk melihat keseimbangan antara pengetahuan tacit dengan pengetahuan eksplisit, pengetahuan tacit merupakan bidang besar dalam tataran Natural Talent, sedang Pengetahuan eksplisit bagian besarnya terdapat dalam tataran Artefact.
Pengetahuan berbeda dari proses dia merupakan proses evolusi. Penciptaan peta pengetahuan akan selalu menghasilkan pengetahuan yang rentan. Pemetaan pengetahuan adalah menciptakan serangkaian lensa untuk memperoleh strategi pengetahuan organisasi, lensa utamanya adalah :
o Pemetaan objek pengetahuan dalam hubungannya dengan kegiatan utama organisasi
o Pandangan komunitas dan struktur yang memiliki atau menciptakan pengetahuan, baik formal maupun informal
o Pemahaman akan arus pengetahuan dan ketergantungan informasi antara komunitas dan struktur
q Membangun Alat Manajemen Pengetahuan
Agar SDM dapat memainkan peran strategis dalam membangun budaya yang berpusat pada pengetahuan, maka salah satu hal yang penting adalah menggunakan dan menerapkan alat-alat yang tepat. Beberapa alat-alat dasar itu adalah sebagai berikut :
o Siklus konsultansi – dengan langkah-langkah : Memperoleh entri, melakukan kontrak, mengumpulkan data, menganalisis data, menumbuhkan opsi perencanaan untuk perubahan, dan melaksanakannya.
o Siklus perubahan – terdiri dari : reluktansi, kesadaran, minat, uji coba mental, praktek dalam kehidupan nyata, pelaksanaan, komitmen, dan integrasi
o Cara-cara berfikir dalam situasi menantang – menggunakan enam topi berfikir dari De Bono
o Pertanyaan-pertanyaan untuk memfasilitasi belajar transformatif melalui teknik bertanya divergensi untuk menumbuhkan kesadaran, memunculkan pilihan, membuat hubungan baru, dan mendorong berfikir bebas
Adapun alat-alat untuk membuka dialog adalah :
o Model belajar yang dikelola sendiri
o Inkuiri apresiatif – seni tentang hal yang tidak mungkin. Menurut Cooperrider (1998) perubahan yang sukses memerlukan : kebaruan, kesinambungan, dan transisi.
Alat-alat untuk memfasilitasi sharing pengetahuan tacit yaitu :
o Review sesudah kegiatan
o Review pembelajaran sesudah proyek berakhir
o Bercerita
Alat-alat untuk mengidentifikasi sumberdaya pengetahuan kunci dan para pemainnya adalah melalui Analisis jejaring sosial
q Menggunakan teknologi secara bijak
Meskipun diakui bahwa teknologi berperan penting dalam mengelola pengetahuan, namun hal itu bukanlah suatu solusi total. Menurut Rob Van der Spek dan Jan Kingma (1999) strategi organisasi dalam mengelola pengetahuan hendaknya mencakup/memperhatikan dua bidang yaitu :
o Eksploitasi dan aplikasi pengetahuan yang ada, dan
o Menciptakan pengetahuan baru, termasuk membangun kapabilitas menciptakan pengetahuan baru yang lebih cepat dibanding masa lalu
Oleh karena itu penggunaan teknologi bukanlah segalanya, penggunaan teknologi perlu dilakukan secara hati-hati dan bijaksana. Ada beberapa tip penting untuk para praktisi berkaitan dengan penggunaan teknologi yaitu :
o Fahami nilai informasi yang dimiliki
o Jadilah pengelola yang lebih baik dalam mengelola informasi
o Sederhanakanlah
o Perlakukan mengelola pengetahuan sebagai tugas yang dapat dialihkan, oleh karenanya diperlukan alokasi waktu
o Sediakan alat-alat dasar dan latihlah orang cara menggunakannya
o Kaji kemungkinan mengadaptasi sistem yang ada untuk menyediakan pengetahuan tepat waktu pada saatnya
o Yakinlah bahwa sistem manajemen pengetahuan merupakan kebutuhan nyata
o Cobakan sistem baru pada kelompok kecil yang representatif sebelum menerapkannya lebih luas
o Belajarlah dari kesalahan orang lain
o Yakinlah bahwa sistem manajemen pengetahuan berinteraksi dengan sistem yang ada
Dalam konteks tersebut penggunaan teknologi harus diarahkan pada upaya untuk menghubungkan orang-orang dalam organisasi agar kinerja organisasi makin efektif, untuk itu pilihan teknologi harus mengacu pada kepentingan tersebut.
Meningkatkan aset intelektual dalam organisasi menjadi konsern strategi kunci bagi banyak pemimpin bisnis, dan akan menjadi salah satu prioritas berkaitan dengan SDM. Kebutuhan akan pengelolaan pengetahuan telah punya dampak langsung bagi beberapa jenis bisnis. Namun demikian mengelola pengetahuan telah berkembang menjadi agenda yang lebih tinggi, organisasi publik pun ddidorong untuk berorentasi kinerja dalam menjalankan organisasinya dengan pendekatan yang lebih berfokus pada pelanggan.
Dalam kontek perkembangan organisasi SDM dapat membantu organisasi mengembangkan dan mempertahankan asetpengetahuannya melalui :
o Membantu organisasi mencapai kejelasan berkaitan dengan budaya yang berorientasi pengetahuan
o Fokus pada apa yang benar-benar dibutuhkan untuk berubah/dirubah
o SDM perlu mereview peranannya dan tanggungjawabnya berkaitan dengan pembangunan budaya yang berpusat pada pengetahuan
o Membantu organisasi meninjau kembali asumsi tentang belajar dan bagaimana memfasilitasi belajar dalam bisnes berbasis pengetahuan
o SDM perlu mengkaji ulang praktek intinya untuk menjamin hal itu terkait dengan pendekatan manajemen pengetahuan organisasi
o SDM perlu mengkaji ulang kompetensi yang dimilikinya untuk menjamin telah cukup dikembangkan guna melengkapi mereka dengan peran dan tanggungjawab baru dalam era pengetahuan
Akhirnya SDM perlu mengembangkan inat, pemahaman dan keakhlian dalam menerapkan peralatan temasuk yang bersifat teknologi untuk membantu mereka mencapai tujuan manajemen pengetahuan strategis organisasi. Ini berarti bahwa SDM perlu melakukan investasi untuk perkembangan dirinya sendiri, dan kini waktunya telah tiba bagi SDM untuk menunjukan kapabilitas dan memerankan model prilaku yang dibutuhkan untuk survive dalam ekonomi pengetahuan.
3. Implikasi Manajemen Pengetahuan Bagi Dunia Pendidikan
Perubahan kehudupan masyarakat dalam berbagai bidangnya akibat globalisasi dan perkembangan teknologi informasi yang cepat memerlukan sikap adaptif sekaligus antisipatif. Mempersiapkan generasi muda bangsa yang berkualitas dan kompetitif jelas merupakan suatu keharusan agar mereka dapat menghadapi berbagai tantangan yang terjadi sebagai dampak dari perubahan tersbut. Untuk itu pendidikan nampaknya dapat menjadi salah satu cara mempersiapkannya, dengan pendidikan kualitas SDM dapat ditingkatkan, dengan pendidikan pengetahuan masyarakat dapat dikembangkan sehingga mampu meningkatkan kapabilitas dirinya dalam menjalankan kehidupannya pada saat ini dan dimasa datang.
Dengan demikian dapatlah difahami bahwa upaya membangun pendidikan pada setiap negara menjadi perhatian penting dengan kapabilitasnya masing-masing, yang jelas pendidikan diyakini sebagai upaya yang strategis dalam menghadapi ketatnya persaingan di era global. Pada dasarnya Pendidikan merupakan investasi dalam modal manusia (human Capital), dan modal manusia bisa dibentuk dan ditingkatkan kualitasnya melalui pendidikan, tanpa pendidikan adalah tidak mungkin modal manusia dapat berkembang..
Menurut Jac Fitz-enz (2000: xiii) dalam dunia bisnis Human capital merupakan kombinasi faktor-faktor berikut :
· The traits one brings to the job : intelligence, energy, a generally positive attitude, reliability, commitment.
· One’s ability to learn : aptitude, imagination, creativity, and what is often called “street smart”, savvy (or how to get things done)
· One’s motivation toshare information and knowledge team spirit and goal orientation
kutipan di atas menunjukan bahwa human capital merupakan kombinasi faktor-faktor yang sangat diperlukan dalam kehidupan social ekonomi masyarakat, sehingga apabila seseorang mempunyai faktor-faktor tersebut maka peranannya akan terus meningkat, dan inipun akan punya dampak ekonomi baik bagi individu maupun masyarakat, apalagi dalam konteks ekonomi yang berbasis pengetahuan.
Sementara itu menurut Mark L. Leengnick Hall (2003:45-46) yang mengutip beberapa pengertian, human capital diartikan sebagai berikut :
· Human capital is “the knowledge, skills, and capabilities of individual that have economic value to an organization (Bohlander, Snell, & Sherman, 2001)
· Human capital is “the collective value of an organization’s know-how. Human capital refers to the value, usually not reflected in accounting system, which results from the investment an organization must make to recreate the knowledge in its employees (Cortada & Woods, 1999)
· Human capital is ”all individual capabilities, the knowledge, skills, and experience of the company’s employees and managers” (Edvinsson & Malone, 1997)
Dari tiga pengertian di atas nampak sekali adanya kesamaan esensi yang menunjukan bahwa modal manusia itu merupakan sesuatu yang melekat dalam diri individu, dan hal inipun tidak berbeda dengan pengertian yang dikemukakan oleh Jac Fitz-entz. Disamping itu hal yang cukup menonjol dari definisi di atas adalah dimensi ekonomi yang menjadi acuan kebermanfaatannya.
Dengan memahami dua konsep tersebut yaitu pendidikan dan human capital dapatlah difahami bahwa kemampuan-kemampuan yang ada pada manusia (human capital) pada dasarnya adalah merupakan hasil dari suatu proses pendidikan, pendidikan merupakan upaya untuk membentuk human capital yang berkualitas, dengan human capital yang berkualitas maka kehidupan ekonomi akan makin meningkat yang berarti ekonomi akan tumbuh dan berkembang sehingga pembangunan ekonomi dapat semakin cepat dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
Pentingnya pendidikan dalam meningkatkan kualitas SDM makin diperkuat dengan kecenderungan yang terus berkembang tentang makin pentingnya posisi pengetahuan dalam konteks perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era global dewasa ini. Berkembangnya manajemen pengetahuan dalam mengelola SDM menjadikan perlunya lembaga pendidikan melakukan antisipasi terhadapnya, hal ini didasarkan pada alasan-alasan berikut.
o Pendidikan/lembaga pendidikan bergerak dalam membina peserta didik untuk meningkatkan pengetahuannya yang dapat bermanfaat dan atau dimanfaatkan pemiliknya untuk menjalankan perannya di masyarakat.
o Oleh karena itu maka lembaga pendidikan harus mengelola pengetahuannya guna mencapai tujuan yang ditetapkan yang meninfkatkan kualitas SDM baik dalam pengetahuan, keterampilan, maupun sikap yang nantinya akan sangat bermanfaat bagi kehidupan dirinya maupun masyarakat.
Dengan demikian disamping lembaga pendidikan perlu mengaplikasikan manajemen pengetahuan dimana pembelajaran menjadi hal yang penting di dalamnya, juga harus menjadikan peserta didiknya menjadi manusia pembelajar yang akan tetap mampu dalam menghadapi perubahan yang terus bergerak dengan cepat. Hal ini didasari oleh kenyataan bahwa pendidikan yang dilakukan di sekolah dalam arti transfer ilmu pengetahuan tidak akan memadai untuk menghadapi kecepatan perubahan, oleh karena itu peserta didik mesti dibina menjadi orang yang selalu belajar sehingga dapat terus adaptif dan antisipatif terhadap perubahan, sehingga perubahan yang terjadi dapat memberi manfaat bagi kehidupannya.
o Lembaga Pendidikan/Sekolah dan perubahan lingkungan Pendidikan
Tantangan yang dihadapi dunia pendidikan termasuk sekolah dalam era global dewasa ini makin menunjukan intensitas yang cepat dan kompleks, hal ini jelas akan berpengaruh besar pada penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Kehidupan masyarakat dan bangsa-bangsa sekarang ini lebih mendasarkan pada pengetahuan atau masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge based society/knowledge society), masyarakat yang makin penuh persaingan yang berbasis keunggulan Sumberdaya manusia, semua ini jelas merupakan tantangan yang dihadapi oleh dunia pendidikan termasuk organisasi sekolah. Adalah tidak mungkin menghadapi tantangan tersebut dengan menggunakan pola fikir masa lalu, tapi diperlukan pola baru dan kreatif dalam menghadapinya.
Sekarang ini kita/manusia hidup dalam suatu kondisi dimana kreativitas dan kepandaian menjadi kekuatan yang mendorong perubahan-perubahan dalam bidang kehidupan, keadaan ini jelas akan berimplikasi juga pada lembaga pendidikan seperti sekolah, respon yang sukses dimasa lalu dalam menghadapi berbagai tantangan tidak akan cukup, bahkan mungkin akan berakibat pada kemunduran sekolah/pendidikan, dalam kaitan ini pernyataan Andy Hargreaves (2003 : xvi), nampaknya perlu mendapat perhatian
“we live in a knowledge economy, a knowledge society. Knowledge economies are stimulated and driven by creativity and ingenuity. Knowledge society school have to create these qualities, otherwise their people their nations will be left behind…………… “Our school must therefore also foster the compassion, community and cosmopolitan identity that will offset the knowledge economy’s most destructive effects. The knowledge society also encompasses the public good. Our schools have to prepare young people for both of these“
dalam masyarakat pengetahuan, sekolah perlu mendesain organisasinya menjadi organisasi yang mampu menumbuhkan kreativitas dan kecerdasan jika tidak ingin ketinggalan. Proses pembelajaran di sekolah harus mampu mendidik para siswa menjadi orang-orang kreatif, dan ini hanya mungkin dilaksanakan bila organisasi sekolah itu sendiri menjadi organisasi pembelajar dimana seluruh anggota organisasi mampu meningkatkan kemampuan belajarnya dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi sekolah dalam menghadapi berbagai perubahan, bahkan perlu terus diupayakan lebih jauh agar organisasi sekolah dapat melakukan langkah-langkah antisipasi terhadap perubahan yang mungkin terjadi, dan ini berarti pembelajaran adaptif perlu terus dibarengi dengan pembelajaran generatif yang merupakan ciri dari organisasi pembelajar.
Dengan demikian lembaga pendidikan tidak bisa lagi melakukan respon yang biasa dalam menghadapi kenyataan tersebut, ini berarti diperlukan komitmen bersama bahwa mendidik dan membelajarkan memerlukan kondisi organisasi yang juga mampu mensinergigan pengetahuan yang ada di dalamnya dan mengintegrasikannya dalam proses pendidikan dan pembelajaran di sekolah, dan itu berarti lembaga pendidikan perlu menjadi Learning Organization.
